by KBZ LegalKBZ HR NEWS | MOS 2.0: 10 najważniejszych informacji – zmiana sposobu składania wniosków o zezwolenie na pobyt –
W najbliższym czasie ma zostać uruchomiona nowa wersja portalu MOS, czyli Modułu Obsługi Spraw, służącego do składania wniosków o udzielenie zezwoleń pobytowych w Polsce. Zmiana ta będzie miała istotne znaczenie zarówno dla cudzoziemców, jak i dla pracodawców, uczelni oraz innych podmiotów uczestniczących w procedurze.
Nowy system ma umożliwić całkowicie elektroniczne składanie wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego UE.
Poniżej przedstawiamy 10 najważniejszych informacji o MOS 2.0.
1.Wnioski wyłącznie elektronicznie
Najistotniejsza zmiana będzie polegała na tym, że po uruchomieniu nowego portalu wnioski objęte systemem MOS będą mogły być składane wyłącznie w formie elektronicznej.
W praktyce oznacza to, że papierowy wniosek, który wpłynie do urzędu wojewódzkiego po dacie uruchomienia nowego systemu, nie będzie rozpatrywany. Z tego względu osoby, które chcą jeszcze skorzystać z dotychczasowej, papierowej ścieżki złożenia wniosku, powinny odpowiednio wcześniej zaplanować sposób jego wniesienia. W praktyce bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie złożenie wniosku bezpośrednio w biurze podawczym urzędu, a nie przesyłką pocztową, tak aby mieć pewność, że dokument wpłynie do urzędu przed uruchomieniem MOS 2.0. Samo nadanie przesyłki przed tą datą będzie niewystarczające.
2.Osobista wizyta nadal będzie konieczna
Sama idea nowego systemu sprowadza się do pełnej elektronizacji etapu złożenia wniosku. Cudzoziemiec będzie musiał zalogować się do portalu, wypełnić formularz, dołączyć wymagane dokumenty w formie cyfrowej i podpisać całość elektronicznie. Nie oznacza to jednak, że całe postępowanie będzie prowadzone bez osobistego udziału strony. Nadal konieczne będzie osobiste stawiennictwo na wezwanie wojewody, w szczególności w celu okazania oryginałów dokumentów, złożenia odcisków palców oraz wzoru podpisu.
3.Wymagany podpis elektroniczny lub profil zaufany
Jedną z podstawowych nowości jest także konieczność posiadania odpowiednich narzędzi do identyfikacji elektronicznej. Konto w nowym portalu MOS będą mogli założyć przede wszystkim pełnoletni cudzoziemcy, a w przypadku małoletnich również ich rodzice, opiekunowie lub kuratorzy. Warunkiem korzystania z systemu ma być posiadanie profilu zaufanego lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Istotne jest, że każdy cudzoziemiec będzie musiał posiadać swoje własne konto – wnioski nie będą mogły być wysyłane z konta pełnomocnika.
4.Usunięcie dotychczasowych kont MOS
Warto też zwrócić uwagę na to, że nowy portal MOS nie będzie kontynuacją dotychczasowego konta użytkownika. Osoby, które korzystały z obecnej wersji systemu, nie będą miały automatycznie przeniesionych danych ani kont. Dotychczasowy portal ma zostać wyłączony, a konta użytkowników usunięte.
5.Konieczność osobistego złożenia wniosku drogą elektroniczną
Cudzoziemiec ma osobiście zalogować się do portalu i złożyć wniosek ze swojego konta. Pełnomocnik nie będzie mógł utworzyć konta za klienta ani posługiwać się jego danymi dostępowymi. Oczywiście pomoc prawna lub organizacyjna przy przygotowaniu wniosku nadal będzie możliwa, ale formalne działanie w systemie będzie musiało odbywać się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i z wykorzystaniem indywidualnego dostępu użytkownika. Oznacza to w praktyce, że obsługa spraw pobytowych może wymagać większego zaangażowania samego cudzoziemca niż dotychczas.
6.Załączniki w formie elektronicznej
Duże znaczenie mają także zmiany dotyczące spraw, w których do wniosku potrzebne są dodatkowe dokumenty podpisywane przez inne podmioty, w szczególności przez pracodawcę lub uczelnię. W nowym systemie podpisanie odpowiednich załączników ma odbywać się elektronicznie. Z perspektywy praktycznej oznacza to, że skuteczne złożenie wniosku będzie uzależnione nie tylko od gotowości cudzoziemca, ale również od sprawnego działania innych uczestników procesu. W wielu sprawach może to wydłużyć przygotowanie dokumentacji, zwłaszcza jeśli pracodawca lub inny podmiot nie będzie gotowy do szybkiego podpisania wymaganych załączników w formie elektronicznej. To jedna z najważniejszych zmian organizacyjnych, która może mieć realny wpływ na zachowanie terminu do złożenia wniosku.
7.Zaświadczenie o złożeniu wniosku zamiast pieczątki
Po przesłaniu wniosku użytkownik będzie mógł pobrać urzędowe poświadczenie odbioru, a po weryfikacji przez urząd również zaświadczenie o złożeniu wniosku, które ma zastąpić dotychczasowy stempel w paszporcie.
Brak złożenia odcisków linii papilarnych nie będzie już brakiem formalnym wniosku.
8.Niektóre rodzaje wniosków nadal będą składane papierowo
Trzeba też podkreślić, że MOS 2.0 nie stanie się uniwersalnym kanałem załatwiania wszystkich spraw pobytowych. Niektóre rodzaje wniosków nadal będą składane w wersji papierowej, na dotychczasowych zasadach. Oznacza to, że po wejściu w życie nowego systemu nadal konieczne będzie każdorazowe ustalenie, czy dana kategoria sprawy podlega już obowiązkowej ścieżce elektronicznej, czy też pozostaje poza systemem.
9.Data wejścia w życie MOS 2.0
Istotną kwestią praktyczną jest również moment wejścia nowego systemu w życie. Zgodnie z zapowiedziami dokładna data uruchomienia portalu ma zostać ogłoszona w komunikacie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji co najmniej 14 dni wcześniej. To z jednej strony daje pewien czas na reakcję, ale z drugiej oznacza, że okres przejściowy będzie bardzo krótki. Dla osób, których legalny pobyt kończy się w najbliższym czasie, a także dla firm zatrudniających cudzoziemców, ma to szczególne znaczenie. Jeżeli termin końca legalnego pobytu przypada w okresie bezpośrednio poprzedzającym wdrożenie nowego systemu albo krótko po jego uruchomieniu, odkładanie złożenia wniosku może wiązać się z niepotrzebnym ryzykiem.
Warto przy tym odnotować, że w komunikacie z dnia 1 kwietnia 2026 r. Urząd do Spraw Cudzoziemców poinformował, iż prace nad nowym portalem MOS weszły w finałową fazę, a testy mają zakończyć się w przyszłym tygodniu (6-10 kwiecień 2026 r,), co może wskazywać na zbliżające się uruchomienie systemu.
10.Ryzyka związane z systemem
Nie bez znaczenia pozostają również kwestie techniczne. Choć założeniem MOS 2.0 jest uproszczenie dostępu do procedury i umożliwienie składania wniosków z dowolnego miejsca, każda pełna elektronizacja niesie ze sobą ryzyko problemów organizacyjnych, przeciążeń systemu albo trudności po stronie użytkowników. Z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego nie warto planować złożenia wniosku na ostatni dzień legalnego pobytu. W sprawach pobytowych margines błędu powinien być możliwie najmniejszy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których konieczne będzie uzyskanie podpisu elektronicznego, bo w takich sprawach czas potrzebny na techniczne przygotowanie może być dłuższy niż dotychczas.
Podsumowując, MOS 2.0 to istotna zmiana całej organizacji składania wniosków pobytowych. Nowy system przenosi moment złożenia wniosku do przestrzeni cyfrowej, wymaga wcześniejszego przygotowania narzędzi do uwierzytelnienia i podpisu elektronicznego, zwiększa znaczenie sprawnej współpracy z pracodawcą lub innym podmiotem podpisującym załączniki, a także wymusza większą ostrożność przy planowaniu terminów. Dla wielu cudzoziemców i pracodawców najrozsądniejszym rozwiązaniem może być wcześniejsze przeanalizowanie spraw, które powinny zostać wszczęte jeszcze przed uruchomieniem nowego systemu. Szczególnie dotyczy to tych przypadków, w których termin legalnego pobytu upływa w najbliższym czasie albo złożenie wniosku będzie wymagało dodatkowej koordynacji organizacyjnej.
W razie potrzeby pozostajemy do Państwa dyspozycji w zakresie analizy, które wnioski warto przygotować i złożyć jeszcze przed uruchomieniem nowego systemu, a także w odpowiednim przygotowaniu się do jego wdrożenia.
senior counsel | adwokat
senior counsel | radca prawny
associate | prawnik