by Aneta ŻuradzkaKBZ HR NEWS | Prawo pracy 2026: nowe zasady L4, uprawnienia PIP, jawność wynagrodzeń i zmiany w stażu pracy – co musi zrobić pracodawca?
Szanowni Państwo,
przekazujemy Państwu najnowsze informacje dotyczące zmian w przepisach prawa pracy, które weszły w życie lub są planowane w najbliższym czasie.
Nowe regulacje dotyczące zwolnień lekarskich
Z dniem 13 kwietnia 2026 r. weszły w życie przepisy doprecyzowujące przesłanki utraty prawa do zasiłku chorobowego, tj. pracę zarobkową wykonywaną w okresie orzeczonej niezdolności do pracy oraz aktywność niezgodną z celem zwolnienia od pracy.
Zgodnie z wprowadzoną definicją, przez pracę zarobkową rozumie się każdą czynność mającą charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę jej wykonywania, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności. Ustawodawca wyraźnie wskazał przy tym, że za istotną okoliczność nie może zostać uznane polecenie pracodawcy.
Z kolei aktywność niezgodna z celem zwolnienia od pracy została zdefiniowana jako wszelkie działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności życia codziennego oraz czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności.
Natomiast od 1 stycznia 2027 r. zmianie ulegną zasady dotyczące osób spełniających warunki do podlegania ubezpieczeniom społecznym z co najmniej dwóch tytułów do tych ubezpieczeń. Natomiast od 1 stycznia 2027 r. zmianie ulegną zasady dotyczące osób spełniających warunki do podlegania ubezpieczeniom społecznym z co najmniej dwóch tytułów. Na żądanie ubezpieczonego niezdolność do pracy z powodu choroby będzie mogła być stwierdzana w ramach jednego, określonego tytułu (poprzez wystawienie e-ZLA), podczas gdy w ramach innego możliwe będzie dalsze wykonywanie pracy, o ile jej charakter na to pozwala (np. chirurg ze złamanym palcem będzie niezdolny do pracy w szpitalu, ale nadal będzie mógł prowadzić wykłady jako nauczyciel akademicki).
Ważne zmiany dla krwiodawców od 1 maja 2026 r.
Od 1 maja 2026 r. wejdą w życie nowe zasady dotyczące zwolnień od pracy dla krwiodawców. Jak wynika z informacji przekazanej przez Państwową Inspekcję Pracy, zwolnienie od pracy będzie przysługiwało wyłącznie na czas niezbędny do wykonania badań, rzeczywisty czas pobytu w punkcie krwiodawstwa oraz czas dojazdu do punktu krwiodawstwa i powrotu.
Bez zmian pozostaje natomiast uprawnienie do 2 dni wolnego z tytułu oddania krwi.
Nowe zasady liczenia stażu pracy od 1 maja 2026 r.
Od 1 maja 2026 r. rozpoczyna się 24-miesięczny termin na udokumentowanie przez pracowników sektora prywatnego okresów aktywności zawodowej, świadczonej m.in. na podstawie umów cywilnoprawnych oraz w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Okresy te powinny zostać zaliczone do stażu pracy, co wpłynie na uprawnienia pracownicze (np. wymiar urlopu wypoczynkowego, ale także: długość okresu wypowiedzenia czy wysokość odprawy przy zwolnieniach grupowych, jeśli aktywność zawodowa była wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy). Podstawowym dowodem są zaświadczenia wydawane przez ZUS. Co istotne, okresy aktywności wykonywane na rzecz aktualnego pracodawcy powinny zostać zaliczone „z urzędu”, bez konieczności przedkładania zaświadczeń.
Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy
2 kwietnia 2026 r. Prezydent podpisał nowelizację ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, jednocześnie kierując ją do Trybunału Konstytucyjnego; wejdzie ona w życie 8 lipca 2026 r., a postępowanie przed TK będzie toczyło się równolegle i nie wpłynie na jej obowiązywanie.
Najważniejszą zmianą jest przyznanie PIP uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnych ustalających istnienie stosunku pracy w przypadku umów cywilnoprawnych wykonywanych w warunkach właściwych dla umowy o pracę, przy czym uprawnienie to ma charakter subsydiarny – decyzja będzie mogła zostać wydana dopiero po niewykonaniu przez podmiot zatrudniający polecenia usunięcia naruszeń.
W postępowaniu uwzględniana będzie również wola stron, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem, zasadami współżycia społecznego ani nie zmierza do obejścia prawa.
Projekt wprowadza także instytucję interpretacji indywidualnej wydawanej przez Głównego Inspektora Pracy na wniosek podmiotu zatrudniającego w zakresie oceny charakteru stosunku prawnego; choć nie będzie ona formalnie wiążąca dla wnioskodawcy, jej zastosowanie zapewni ochronę przed sankcjami oraz będzie wiążące dla organów PIP, zwiększając bezpieczeństwo prawne pracodawców.
Jawność wynagrodzeń – możliwe opóźnienie i więcej czasu na przygotowania
Projekt ustawy stanowiący drugi etap implementacji dyrektywy o jawności wynagrodzeń (opublikowany w grudniu 2025 r.) przewiduje istotne nowe obowiązki dla pracodawców, w tym m.in. wartościowanie stanowisk pracy, raportowanie luki płacowej oraz rozszerzone obowiązki informacyjne w zakresie wynagrodzeń. Zgodnie z pierwotnymi założeniami przepisy miały zostać wdrożone do 7 czerwca 2026 r., jednak według najnowszych zapowiedzi ustawa implementująca może wejść w życie dopiero na początku 2027 r.
Jeśli te informacje się potwierdzą, będzie to dobra wiadomość dla pracodawców, ponieważ oznacza więcej czasu na przygotowanie się do nowych wymogów. W szczególności organizacje, które jeszcze nie rozpoczęły prac, powinny wykorzystać ten okres na wdrożenie systemowego wartościowania stanowisk pracy w oparciu o obiektywne kryteria, co będzie kluczowym elementem zgodności z przyszłymi regulacjami.
***
W przypadku pytań lub potrzeby wsparcia w przygotowaniu organizacji do nadchodzących zmian, zapraszamy do kontaktu.
senior counsel | radca prawny
by KBZ LegalKBZ Newsroom | Audyt śledczy i forensic w MŚP – kiedy przedsiębiorca powinien działać natychmiast?
W sektorze MŚP coraz częściej pojawiają się sytuacje wymagające nie tylko reakcji zarządczej, lecz także natychmiastowej i profesjonalnej weryfikacji prawnej, finansowej oraz operacyjnej. Dotyczy to zarówno nieprawidłowości po stronie pracowników, jak i kadry menedżerskiej czy organów spółki. W takich przypadkach audyty śledcze, księgowe oraz działania typu forensic stają się wyspecjalizowanym narzędziem identyfikacji nadużyć, zabezpieczenia materiału dowodowego i zarządzania ryzykiem.
W praktyce najczęściej ujawniane są przypadki prowadzenia działalności konkurencyjnej przez pracowników, przejmowania klientów i relacji handlowych, kopiowania baz danych, wykorzystywania informacji poufnych poza organizacją, nakłaniania współpracowników do odejścia, obchodzenia procedur, nadużyć kosztowych, fikcyjnych usług, nieautoryzowanych transferów środków lub działań podejmowanych z naruszeniem interesu firmy. Coraz częściej wątpliwości dotyczą również członków zarządu – zwłaszcza w zakresie konfliktu interesów, niegospodarności, przekroczenia kompetencji czy naruszenia obowiązków lojalnościowych wobec spółki.
Od podejrzeń do ustaleń
W tego rodzaju sprawach standardowa kontrola wewnętrzna bywa niewystarczająca. Konieczne jest równoległe przeprowadzenie analizy prawnej, księgowej i operacyjnej, obejmującej dokumentację korporacyjną, pracowniczą, handlową i finansową, przepływy środków, ścieżki decyzyjne oraz obieg informacji w organizacji. Celem nie jest wyłącznie potwierdzenie podejrzeń, ale odtworzenie przebiegu zdarzeń, ustalenie mechanizmu nieprawidłowości, identyfikacja osób zaangażowanych oraz ocena ryzyk dla przedsiębiorcy.
Istotnym elementem takich działań jest zabezpieczenie materiału dowodowego. W praktyce możliwe jest zabezpieczenie danych informatycznych, korespondencji elektronicznej, nośników danych, logów systemowych oraz dokumentacji papierowej i elektronicznej w sposób zapewniający integralność informacji i możliwość ich późniejszego wykorzystania. Szczególne znaczenie ma także dyskrecja i poufność audytu. Przedwczesne ujawnienie czynności może prowadzić do usunięcia danych, zatarcia śladów, zniszczenia dokumentacji, uzgadniania wersji zdarzeń albo innych działań utrudniających ustalenie stanu faktycznego.
Narzędzie strategiczne, nie tylko „na potrzeby sporu”
Dla przedsiębiorcy tego rodzaju działania mają znaczenie przede wszystkim operacyjne i strategiczne. Pozwalają zdecydować o zmianie procedur, ograniczeniu dostępu do danych, reorganizacji procesów, wdrożeniu środków compliance, odsunięciu określonych osób od wykonywania funkcji czy rozwiązaniu stosunków prawnych z osobami odpowiedzialnymi za naruszenia. Jeżeli jednak ustalenia potwierdzają nieprawidłowości, właściwie zabezpieczony materiał może stanowić podstawę wszczęcia postępowań dyscyplinarnych, cywilnych lub karnych oraz dochodzenia roszczeń odszkodowawczych.
Tego rodzaju projekty wymagają połączenia kompetencji prawnych, finansowych i technologicznych. Nie są to standardowe usługi doradcze ani klasyczny przegląd dokumentów. Z perspektywy przedsiębiorcy kluczowe znaczenie ma więc nie tylko szybkie rozpoznanie zagrożenia, ale również wybór zespołu zdolnego działać dyskretnie, procesowo bezpiecznie i z pełnym zrozumieniem biznesowych konsekwencji sprawy.
Joanna Boroń i Krzysztof Żuradzki wskazują, kiedy przedsiębiorca powinien działać bez zwłoki – w najnowszym wydaniu Business Hub, Regionalnej Izby Gospodarczej w Katowicach.
Artykuł dostępny jest pod linkiem
***
W przypadku podobnych sytuacji lub potrzeby prewencyjnego zabezpieczenia organizacji – zapraszamy do kontaktu. W KBZ Law & Taz realizujemy audyty forensic, które pozwalają odtworzyć przebieg zdarzeń, i przede wszystkim ograniczyć ryzyko i wesprzeć kluczowe decyzje biznesowe.
partner zarządzający | adwokat
senior counsel | adwokat | doradca restrukturyzacyjny
by KBZ LegalKBZ HR NEWS | MOS 2.0: 10 najważniejszych informacji – zmiana sposobu składania wniosków o zezwolenie na pobyt –
Szanowni Państwo,
w ostatnich tygodniach weszły w życie istotne zmiany w obszarze legalizacji pobytu i przekraczania granic, które bezpośrednio wpływają na obowiązki pracodawców oraz procesy zatrudniania cudzoziemców.
Poniżej przedstawiamy ich podsumowanie.
MOS 2.0 już od 27.04.2026 r.
Informujemy, że zgodnie ze wcześniejszymi zapowiedziami, w dniu 10 kwietnia 2026 r. opublikowano komunikat Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji wskazujący dokładną datę uruchomieniem nowego portalu MOS 2.0. czyli Modułu Obsługi Spraw, służącego do składania wniosków o udzielenie zezwoleń pobytowych w Polsce.
Zmiana ta ma miała istotne znaczenie zarówno dla cudzoziemców, jak i dla pracodawców, uczelni oraz innych podmiotów uczestniczących w procedurze. Nowy system ma umożliwić całkowicie elektroniczne składanie wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego UE, o czym piszemy poniżej (10 najważniejszych informacji o MOS 2.0.).
Data uruchomienia nowego systemu MOS 2.0 to 27 kwietnia 2026 r.
Zgodnie z najnowszymi informacjami przekazanymi przez Urząd do Spraw Cudzoziemców, logowanie do Portalu MOS 2.0 będzie wymagało aktywacji Profilu Zaufanego oraz rejestracji nowego konta.
W przypadku składania wniosku przed uruchomieniem nowej wersji MOS papierowy wniosek musi wpłynąć do właściwego urzędu wojewódzkiego najpóźniej do 26 kwietnia 2026 r. Wniosek, który wpłynie po tym terminie, zostanie pozostawiony bez rozpoznania.
Warto również podkreślić, że obecna wersja portalu MOS została wyłączona 17 kwietnia 2026 r., a dotychczasowe konta użytkowników zostaną usunięte.
Karta CUKR od 4 maja 2026 r.
Składanie wniosków o wydanie karty pobytu z adnotacją „Poprzednio posiadacz ochrony czasowej” (tzw. karta pobytu CUKR) zostanie uruchomione od 4 maja 2026 r.
Złożenie wniosku będzie możliwe wyłącznie za pośrednictwem portalu MOS 2.0.
Dla osób, które będą uprawnione do skorzystania z tego rodzaju wniosku, istotne będzie wcześniejsze przygotowanie dokumentów i sprawdzenie zasad korzystania z nowego portalu.
Pełne wdrożenie EES – obowiązuje od 10 kwietnia 2026 r.
Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, system Entry/Exit System (EES) działa już na wszystkich 71 przejściach granicznych w Polsce.
Oznacza to terminowe wdrożenie systemu EES, zgodnie z pierwotnym harmonogramem.
***
10 najważniejszych informacji o MOS 2.0.
1.Wnioski wyłącznie elektronicznie
Najistotniejsza zmiana będzie polegała na tym, że po uruchomieniu nowego portalu wnioski objęte systemem MOS będą mogły być składane wyłącznie w formie elektronicznej.
W praktyce oznacza to, że papierowy wniosek, który wpłynie do urzędu wojewódzkiego po dacie uruchomienia nowego systemu, nie będzie rozpatrywany. Z tego względu osoby, które chcą jeszcze skorzystać z dotychczasowej, papierowej ścieżki złożenia wniosku, powinny odpowiednio wcześniej zaplanować sposób jego wniesienia. W praktyce bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie złożenie wniosku bezpośrednio w biurze podawczym urzędu, a nie przesyłką pocztową, tak aby mieć pewność, że dokument wpłynie do urzędu przed uruchomieniem MOS 2.0. Samo nadanie przesyłki przed tą datą będzie niewystarczające.
2.Osobista wizyta nadal będzie konieczna
Sama idea nowego systemu sprowadza się do pełnej elektronizacji etapu złożenia wniosku. Cudzoziemiec będzie musiał zalogować się do portalu, wypełnić formularz, dołączyć wymagane dokumenty w formie cyfrowej i podpisać całość elektronicznie. Nie oznacza to jednak, że całe postępowanie będzie prowadzone bez osobistego udziału strony. Nadal konieczne będzie osobiste stawiennictwo na wezwanie wojewody, w szczególności w celu okazania oryginałów dokumentów, złożenia odcisków palców oraz wzoru podpisu.
3.Wymagany podpis elektroniczny lub profil zaufany
Jedną z podstawowych nowości jest także konieczność posiadania odpowiednich narzędzi do identyfikacji elektronicznej. Konto w nowym portalu MOS będą mogli założyć przede wszystkim pełnoletni cudzoziemcy, a w przypadku małoletnich również ich rodzice, opiekunowie lub kuratorzy. Warunkiem korzystania z systemu ma być posiadanie profilu zaufanego lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Istotne jest, że każdy cudzoziemiec będzie musiał posiadać swoje własne konto – wnioski nie będą mogły być wysyłane z konta pełnomocnika.
4.Usunięcie dotychczasowych kont MOS
Warto też zwrócić uwagę na to, że nowy portal MOS nie będzie kontynuacją dotychczasowego konta użytkownika. Osoby, które korzystały z obecnej wersji systemu, nie będą miały automatycznie przeniesionych danych ani kont. Dotychczasowy portal ma zostać wyłączony, a konta użytkowników usunięte.
5.Konieczność osobistego złożenia wniosku drogą elektroniczną
Cudzoziemiec ma osobiście zalogować się do portalu i złożyć wniosek ze swojego konta. Pełnomocnik nie będzie mógł utworzyć konta za klienta ani posługiwać się jego danymi dostępowymi. Oczywiście pomoc prawna lub organizacyjna przy przygotowaniu wniosku nadal będzie możliwa, ale formalne działanie w systemie będzie musiało odbywać się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i z wykorzystaniem indywidualnego dostępu użytkownika. Oznacza to w praktyce, że obsługa spraw pobytowych może wymagać większego zaangażowania samego cudzoziemca niż dotychczas.
6.Załączniki w formie elektronicznej
Duże znaczenie mają także zmiany dotyczące spraw, w których do wniosku potrzebne są dodatkowe dokumenty podpisywane przez inne podmioty, w szczególności przez pracodawcę lub uczelnię. W nowym systemie podpisanie odpowiednich załączników ma odbywać się elektronicznie. Z perspektywy praktycznej oznacza to, że skuteczne złożenie wniosku będzie uzależnione nie tylko od gotowości cudzoziemca, ale również od sprawnego działania innych uczestników procesu. W wielu sprawach może to wydłużyć przygotowanie dokumentacji, zwłaszcza jeśli pracodawca lub inny podmiot nie będzie gotowy do szybkiego podpisania wymaganych załączników w formie elektronicznej. To jedna z najważniejszych zmian organizacyjnych, która może mieć realny wpływ na zachowanie terminu do złożenia wniosku.
7.Zaświadczenie o złożeniu wniosku zamiast pieczątki
Po przesłaniu wniosku użytkownik będzie mógł pobrać urzędowe poświadczenie odbioru, a po weryfikacji przez urząd również zaświadczenie o złożeniu wniosku, które ma zastąpić dotychczasowy stempel w paszporcie.
Brak złożenia odcisków linii papilarnych nie będzie już brakiem formalnym wniosku.
8.Niektóre rodzaje wniosków nadal będą składane papierowo
Trzeba też podkreślić, że MOS 2.0 nie stanie się uniwersalnym kanałem załatwiania wszystkich spraw pobytowych. Niektóre rodzaje wniosków nadal będą składane w wersji papierowej, na dotychczasowych zasadach. Oznacza to, że po wejściu w życie nowego systemu nadal konieczne będzie każdorazowe ustalenie, czy dana kategoria sprawy podlega już obowiązkowej ścieżce elektronicznej, czy też pozostaje poza systemem.
9.Data wejścia w życie MOS 2.0
Istotną kwestią praktyczną jest również moment wejścia nowego systemu w życie. Zgodnie z zapowiedziami dokładna data uruchomienia portalu ma zostać ogłoszona w komunikacie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji co najmniej 14 dni wcześniej. To z jednej strony daje pewien czas na reakcję, ale z drugiej oznacza, że okres przejściowy będzie bardzo krótki. Dla osób, których legalny pobyt kończy się w najbliższym czasie, a także dla firm zatrudniających cudzoziemców, ma to szczególne znaczenie. Jeżeli termin końca legalnego pobytu przypada w okresie bezpośrednio poprzedzającym wdrożenie nowego systemu albo krótko po jego uruchomieniu, odkładanie złożenia wniosku może wiązać się z niepotrzebnym ryzykiem.
Warto przy tym odnotować, że w komunikacie z dnia 1 kwietnia 2026 r. Urząd do Spraw Cudzoziemców poinformował, iż prace nad nowym portalem MOS weszły w finałową fazę, a testy mają zakończyć się w przyszłym tygodniu (6-10 kwiecień 2026 r,), co może wskazywać na zbliżające się uruchomienie systemu.
10.Ryzyka związane z systemem
Nie bez znaczenia pozostają również kwestie techniczne. Choć założeniem MOS 2.0 jest uproszczenie dostępu do procedury i umożliwienie składania wniosków z dowolnego miejsca, każda pełna elektronizacja niesie ze sobą ryzyko problemów organizacyjnych, przeciążeń systemu albo trudności po stronie użytkowników. Z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego nie warto planować złożenia wniosku na ostatni dzień legalnego pobytu. W sprawach pobytowych margines błędu powinien być możliwie najmniejszy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których konieczne będzie uzyskanie podpisu elektronicznego, bo w takich sprawach czas potrzebny na techniczne przygotowanie może być dłuższy niż dotychczas.
Podsumowując, MOS 2.0 to istotna zmiana całej organizacji składania wniosków pobytowych. Nowy system przenosi moment złożenia wniosku do przestrzeni cyfrowej, wymaga wcześniejszego przygotowania narzędzi do uwierzytelnienia i podpisu elektronicznego, zwiększa znaczenie sprawnej współpracy z pracodawcą lub innym podmiotem podpisującym załączniki, a także wymusza większą ostrożność przy planowaniu terminów. Dla wielu cudzoziemców i pracodawców najrozsądniejszym rozwiązaniem może być wcześniejsze przeanalizowanie spraw, które powinny zostać wszczęte jeszcze przed uruchomieniem nowego systemu. Szczególnie dotyczy to tych przypadków, w których termin legalnego pobytu upływa w najbliższym czasie albo złożenie wniosku będzie wymagało dodatkowej koordynacji organizacyjnej.
W razie potrzeby pozostajemy do Państwa dyspozycji w zakresie analizy, które wnioski warto przygotować i złożyć jeszcze przed uruchomieniem nowego systemu, a także w odpowiednim przygotowaniu się do jego wdrożenia.
senior counsel | adwokat
senior counsel | radca prawny
associate | prawnik