by KBZ Legal

Finanse, kodeks postępowania cywilnego, Prawo gospodarcze, Prawo gospodarcze, Prawo spółek handlowych16 kwietnia 20260 comments

KBZ Newsroom | Audyt śledczy i forensic w MŚP – kiedy przedsiębiorca powinien działać natychmiast?

W sektorze MŚP coraz częściej pojawiają się sytuacje wymagające nie tylko reakcji zarządczej, lecz także natychmiastowej i profesjonalnej weryfikacji prawnej, finansowej oraz operacyjnej. Dotyczy to zarówno nieprawidłowości po stronie pracowników, jak i kadry menedżerskiej czy organów spółki. W takich przypadkach audyty śledcze, księgowe oraz działania typu forensic stają się wyspecjalizowanym narzędziem identyfikacji nadużyć, zabezpieczenia materiału dowodowego i zarządzania ryzykiem.

W praktyce najczęściej ujawniane są przypadki prowadzenia działalności konkurencyjnej przez pracowników, przejmowania klientów i relacji handlowych, kopiowania baz danych, wykorzystywania informacji poufnych poza organizacją, nakłaniania współpracowników do odejścia, obchodzenia procedur, nadużyć kosztowych, fikcyjnych usług, nieautoryzowanych transferów środków lub działań podejmowanych z naruszeniem interesu firmy. Coraz częściej wątpliwości dotyczą również członków zarządu – zwłaszcza w zakresie konfliktu interesów, niegospodarności, przekroczenia kompetencji czy naruszenia obowiązków lojalnościowych wobec spółki.

Od podejrzeń do ustaleń

W tego rodzaju sprawach standardowa kontrola wewnętrzna bywa niewystarczająca. Konieczne jest równoległe przeprowadzenie analizy prawnej, księgowej i operacyjnej, obejmującej dokumentację korporacyjną, pracowniczą, handlową i finansową, przepływy środków, ścieżki decyzyjne oraz obieg informacji w organizacji. Celem nie jest wyłącznie potwierdzenie podejrzeń, ale odtworzenie przebiegu zdarzeń, ustalenie mechanizmu nieprawidłowości, identyfikacja osób zaangażowanych oraz ocena ryzyk dla przedsiębiorcy.

Istotnym elementem takich działań jest zabezpieczenie materiału dowodowego. W praktyce możliwe jest zabezpieczenie danych informatycznych, korespondencji elektronicznej, nośników danych, logów systemowych oraz dokumentacji papierowej i elektronicznej w sposób zapewniający integralność informacji i możliwość ich późniejszego wykorzystania. Szczególne znaczenie ma także dyskrecja i poufność audytu. Przedwczesne ujawnienie czynności może prowadzić do usunięcia danych, zatarcia śladów, zniszczenia dokumentacji, uzgadniania wersji zdarzeń albo innych działań utrudniających ustalenie stanu faktycznego.

Narzędzie strategiczne, nie tylko „na potrzeby sporu”

Dla przedsiębiorcy tego rodzaju działania mają znaczenie przede wszystkim operacyjne i strategiczne. Pozwalają zdecydować o zmianie procedur, ograniczeniu dostępu do danych, reorganizacji procesów, wdrożeniu środków compliance, odsunięciu określonych osób od wykonywania funkcji czy rozwiązaniu stosunków prawnych z osobami odpowiedzialnymi za naruszenia. Jeżeli jednak ustalenia potwierdzają nieprawidłowości, właściwie zabezpieczony materiał może stanowić podstawę wszczęcia postępowań dyscyplinarnych, cywilnych lub karnych oraz dochodzenia roszczeń odszkodowawczych.

Tego rodzaju projekty wymagają połączenia kompetencji prawnych, finansowych i technologicznych. Nie są to standardowe usługi doradcze ani klasyczny przegląd dokumentów. Z perspektywy przedsiębiorcy kluczowe znaczenie ma więc nie tylko szybkie rozpoznanie zagrożenia, ale również wybór zespołu zdolnego działać dyskretnie, procesowo bezpiecznie i z pełnym zrozumieniem biznesowych konsekwencji sprawy.

Joanna Boroń i Krzysztof Żuradzki wskazują, kiedy przedsiębiorca powinien działać bez zwłoki – w najnowszym wydaniu Business Hub, Regionalnej Izby Gospodarczej w Katowicach.

Artykuł dostępny jest pod linkiem

***

W przypadku podobnych sytuacji lub potrzeby prewencyjnego zabezpieczenia organizacji – zapraszamy do kontaktu. W KBZ Law & Taz realizujemy audyty forensic, które pozwalają odtworzyć przebieg zdarzeń, i przede wszystkim ograniczyć ryzyko i wesprzeć kluczowe decyzje biznesowe.

Krzysztof Żuradzki

partner zarządzający | adwokat

Joanna Boroń

senior counsel | adwokat | doradca restrukturyzacyjny