by Anna Janosz

Cudzoziemcy21 lipca 20250 comments

Nowy obowiązek dla pracodawców – przekazanie umowy z cudzoziemcem

Od 1 lipca 2025 r. wymagane jest przesyłanie umów zawieranych z cudzoziemcami w przypadku zatrudnienia na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy lub zezwolenia na pracę sezonową. Od 1 sierpnia 2025 r. obowiązek ten zostanie rozszerzony na przypadki zatrudniania cudzoziemców na podstawie innych typów zezwoleń na pracę (dotychczas określanych jako typ A, B oraz pozostałe). Skan umowy należy przesłać wyłącznie za pośrednictwem nowej zakładki PGP-UZC dostępnej na portalu praca.gov.pl.

Co trzeba wiedzieć?

• Umowa musi być podpisana przed rozpoczęciem pracy i niezwłocznie wysłana online (przy umowie o pomocy przy zbiorach – w ciągu 7 dni od podjęcia pracy).
• Jeżeli cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, należy sporządzić umowę w języku dla niego zrozumiałym lub dołączyć jej tłumaczenie, a w przypadku gdy umowa zostanie sporządzona wyłącznie w języku obcym pracodawca ma obowiązek uzyskania jej tłumaczenia przysięgłego na język polski.
• Brak wysyłki lub tłumaczenia stanowi wykroczenie – zagrożone grzywną od 1.000 do 3.000 zł.

1. Uruchomienie nowej zakładki w praca.gov.pl

Z dniem 1 lipca 2025 r. w serwisie praca.gov.pl pojawiła się nowa zakładka: „Przekazanie kopii Umowy z Cudzoziemcem (PGP-UZC)”.

Za pośrednictwem tej zakładki pracodawcy zatrudniający cudzoziemców mogą realizować obowiązek przesłania skanu podpisanej umowy, wynikający z nowelizacji przepisów.

2. Termin wejścia w życie nowych obowiązków

Od 1 lipca 2025 r. przesyłanie kopii umowy zawartej z cudzoziemcem jest obowiązkowe w przypadku zatrudnienia:

• na podstawie zezwolenia na pracę sezonową lub
• na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji oświadczeń.

Jeżeli zatrudnienie cudzoziemca nastąpi w oparciu o zezwoleniu na pracę wydawane przez wojewodę (dotychczas określanych jako typ A, B i pozostałe), zgodnie z komunikatem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, możliwość elektronicznego nadsyłania umów rozpocznie się od 1 sierpnia 2025 r.

Umowa powinna zostać podpisana i przesłana do właściwego urzędu przed powierzeniem pracy. Wyjątek stanowi umowa o pomocy przy zbiorach – w tym przypadku termin wynosi 7 dni od dnia podjęcia pracy.

3. Wyjątek od obowiązku przesłania umowy

Jedyny wyjątek zwalniający podmiot powierzający pracę z obowiązku przesłania umowy dotyczy cudzoziemców obejmujących funkcję w zarządzie spółki, tj. takich dla których właściwym staje się uzyskanie zezwolenia na pracę dotychczas określanego jako typ B. W tej grupie cudzoziemskich pracowników brak przesłania kopii umowy nie wstrzymuje rozpoczęcia pracy.

4. Wersja językowa umowy

Istotne znaczenie ma również wersja językowa, w której sporządzona jest umowa. Jeżeli pracodawca zatrudniając cudzoziemca, który nie włada językiem polskim sporządzi umowę wyłącznie w tym języku, zobowiązany jest przed jej podpisaniem przedłożyć cudzoziemcowi wersję umowy sporządzoną w języku dla niego zrozumiałym.

Istotną zmianą jest to, że jeśli wskazana umowa zostanie sporządzona wyłącznie w języku obcym, to zgodnie z nową ustawą, podmiot powierzający ma obowiązek uzyskania jej tłumaczenia na język polski, co więcej, tłumaczenie to musi być dokonane przez tłumacza przysięgłego. 

Warto mieć na uwadze, że w przypadku sporządzenia umowy o pracę w wersji dwujęzycznej tj. w języku polskim i jednocześnie innej wersji językowej, pracodawca nie poniesie kosztu tłumaczenia jej przez tłumacza przysięgłego, gdyż tak sporządzona umowa będzie dla urzędu wystarczająca.

5. Procedura przesłania pliku

Aby dokonać zgłoszenia umowy należy zalogować się na swój profil na portalu praca.gov.pl, wybrać sekcję „zatrudnienie cudzoziemców”, a następnie opcję „Przekazanie kopii Umowy z Cudzoziemcem (PGP-UZC)”.

Po wybraniu wskazanych zakładek i zalogowaniu się do systemu, dołączamy skan umowy w formacie PDF i potwierdzamy wysyłkę.

Przy oświadczeniach i zezwoleniach sezonowych skan trafia do powiatowego urzędu pracy od 1 lipca, a przy zwykłych zezwoleniach trafi bezpośrednio do urzędu wojewódzkiego (od 1 sierpnia).

6. Kary za niedopełnienie obowiązku

Za nieprzestrzeganie wskazanego obowiązku przesłania kopii umowy, nieprzedłożenia dla cudzoziemca jej zrozumiałej wersji lub za brak sporządzenia tłumaczenia przysięgłego umowy, pracodawcy grozi odpowiedzialność za wykroczenie, które zagrożone jest grzywną od 1000 do 3000 zł.

—

Wprowadzenie elektronicznego kanału przekazywania umów to kolejny etap cyfryzacji procedur związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Dzięki nowemu systemowi administracja publiczna uzyska natychmiastowy dostęp do danych niezbędnych do weryfikacji zgodności warunków zatrudnienia z deklaracjami, co przyczyni się do usprawnienia kontroli oraz zwiększenia przejrzystości rynku pracy.

Anna Janosz

Email: ajanosz@kbzlegal.pl
Telefon: +48 32 202 42 97
LinkedIn