Ochrona przedsiębiorstwa w przypadku dawn raid – jak przygotować się do przeszukania pomieszczeń służbowych prowadzonego przez funkcjonariuszy organów państwowych

Uprawnienia do przeprowadzenia kontroli w Polsce ma kilkadziesiąt organów, m.in. Policja, Prokuratura, ABW, CBA i inne służby specjalne, służby celno-podatkowe, Krajowa Administracja Skarbowa, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Urząd Ochrony Danych Osobowych, Inspekcja Handlowa, Państwowa Inspekcja Sanitarna, ZUS, Inspekcja Pracy, Straż Graniczna i szereg pozostałych.

• Jakie działania powinien podjąć przedsiębiorca, żeby zminimalizować stres i zaskoczenie związane z niezapowiedzianą kontrolą?

Kluczowe jest wprowadzenie odpowiednich przejrzystych polityk i procedur,które pozwolą pracownikom kontrolowanego przedsiębiorstwa na wdrożenie odpowiednich zachowań w przypadku kontroli. Istotne jest również przeszkolenie pracowników i przedstawienie im jasnych instrukcji działania, dotyczy to zwłaszcza pracowników pierwszego kontaktu, czyli pracowników recepcji, sekretariatu, ochrony, ale również księgowych, prawników, informatyków i pracowników biurowych.

• Jakie uprawnienia mają kontrolujący a jakie kontrolowani?

Przedsiębiorca i jego pracownicy powinni być przygotowani do kontroli i posiadać wiedzę odnośnie tego jak może przebiegać kontrola, jak powinni zachować się podczas kontroli oraz jakie uprawnienia mają kontrolujący, a zwłaszcza:

• Czy kontrolujący mogą żądać wydania dokumentów i sprzętu elektronicznego? Czy kontrolujący mogą żądać wydania telefonów? Co, jeśli telefon prywatny wykorzystywany jest w pracy? Czy kontrolujący mogą żądać udostępnienia plików zaszyfrowanych lub umieszczonych w chmurze?
• Czy kontrolujący mogą przesłuchiwać pracowników? Jak należy zachować się podczas przesłuchania? Czy można odmówić odpowiedzi na pytania? Co, gdy pytania zadawane przez kontrolujących dotyczący informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa lub tajemnicą zawodową?
• Czy kontrolujący mogą sprawdzić pomieszczenia służbowe?

Niezapowiedziane kontrole organów i służb mogą skutkować przejściowym zakłóceniem funkcjonowania firmy, czy wręcz sparaliżowaniem jej funkcjonowania na pewien czas. Odpowiednie przygotowanie do kontroli pozwoli ograniczyć ryzyka z tym związane.

Jeżeli są Państwo zainteresowani uzyskaniem dodatkowych informacji w powyższym zakresie lub chcą Państwo przygotować swoją firmę i pracowników do kontroli organów ściągania lub innych organów państwowych zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami. Zapewniamy pomoc prawną w trakcie kontroli jak również przygotowujemy stosowne polityki i procedury na wypadek niespodziewanych kontroli.