by Joanna Czajor

Prawo pracy12 marca 20260 comments

Zewnętrzne formy zatrudnienia w działalności przedsiębiorstw – outsourcing usług, praca tymczasowa i modele transgraniczne

Zmieniające się realia rynku pracy oraz rosnąca presja na elastyczne zarządzanie kosztami zatrudnienia powodują, że przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po rozwiązania pozwalające na organizowanie pracy przy udziale podmiotów zewnętrznych. W praktyce gospodarczej coraz większego znaczenia nabierają w związku z tym różnego rodzaju zewnętrzne formy organizacji zatrudnienia. Rozwiązania te pozwalają przedsiębiorcom nie tylko elastycznie reagować na zmieniające się zapotrzebowanie na pracę, lecz także optymalizować koszty związane z organizacją procesów biznesowych.

Do najczęściej stosowanych rozwiązań należą outsourcing usług oraz zatrudnianie pracowników tymczasowych. W relacjach o charakterze międzynarodowym coraz częściej pojawiają się również modele umożliwiające zatrudnianie pracowników w państwach, w których przedsiębiorca nie posiada własnych struktur organizacyjnych – tak zwana konstrukcja Employer of Record.

Choć rozwiązania te są powszechnie wykorzystywane w działalności gospodarczej, doświadczenie pokazuje, że wiele problemów prawnych nie wynika z samego wyboru określonego modelu współpracy, lecz z jego nieprawidłowej organizacji. W wielu przypadkach ryzyka ujawniają się dopiero na etapie kontroli organów lub w toku sporu sądowego, choć często mogłyby zostać ograniczone już na etapie projektowania struktury współpracy.

Outsourcing usług jako forma powierzenia zadań podmiotowi zewnętrznemu

Jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań w ramach zewnętrznych form organizacji pracy jest outsourcing usług. Polega on na powierzeniu określonych funkcji przedsiębiorstwa wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu, który realizuje je samodzielnie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Istotne jest uświadomienie sobie, że outsourcing nie polega na udostępnianiu pracowników innemu podmiotowi ani na tzw. body leasingu, lecz na powierzeniu podmiotowi zewnętrznemu realizacji określonej usługi. Przedmiotem współpracy jest zatem rezultat usługi świadczonej przez wykonawcę, a nie sama praca konkretnych osób.

Outsourcing usług nie jest odrębnie uregulowany w przepisach prawa pracy i co do zasady opiera się na umowach cywilnoprawnych, w szczególności na umowie o świadczenie usług. W ramach takiej współpracy podmiot świadczący usługę odpowiada za organizację wykonywania powierzonych zadań oraz za osoby realizujące daną usługę.

W praktyce outsourcing usług wykorzystywany jest w wielu obszarach działalności przedsiębiorstw. Często dotyczy on zadań pomocniczych lub wyspecjalizowanych, takich jak obsługa informatyczna, księgowość czy obsługa kadrowo-płacowa. Jednocześnie rozwiązanie to znajduje szerokie zastosowanie również w działalności produkcyjnej, gdzie podmiot zewnętrzny może przejmować realizację określonych etapów procesu produkcyjnego, obsługę wybranych linii technologicznych lub wykonywanie konkretnych operacji w ramach procesu wytwórczego.

Istotą outsourcingu usług jest to, że przedsiębiorca nie korzysta bezpośrednio z pracy konkretnych pracowników, lecz z rezultatu usługi realizowanej przez podmiot zewnętrzny. Osoby wykonujące zadania pozostają w stosunku prawnym z podmiotem świadczącym usługę, który odpowiada za organizację pracy oraz zarządzanie personelem.

W praktyce problemy pojawiają się jednak w sytuacjach, w których outsourcing usług przybiera formę jedynie formalnego przekazania pracowników innemu podmiotowi. Jeżeli bowiem przedsiębiorca korzystający z usługi faktycznie organizuje pracę i sprawuje bieżące kierownictwo nad osobami wykonującymi zadania, może pojawić się wątpliwość, czy w rzeczywistości nie dochodzi do nawiązania stosunku pracy w rozumieniu art. 22 § 1 kodeksu pracy.

Praca tymczasowa jako regulowana forma korzystania z pracy pracowników

Innym rozwiązaniem pozwalającym na korzystanie z pracy osób zatrudnionych przez podmiot trzeci jest praca tymczasowa. W przeciwieństwie do outsourcingu model ten został szczegółowo uregulowany w przepisach prawa.

Zasady zatrudniania pracowników tymczasowych określa ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Konstrukcja ta opiera się na współpracy trzech podmiotów: agencji pracy tymczasowej, pracodawcy użytkownika oraz pracownika tymczasowego.

Pracownik zawiera umowę o pracę z agencją pracy tymczasowej, natomiast pracę wykonuje na rzecz pracodawcy użytkownika. Praca tymczasowa może być powierzana przede wszystkim w sytuacjach związanych z przejściowym zapotrzebowaniem na pracę, takich jak wykonywanie prac sezonowych, okresowe zwiększenie produkcji lub realizacja projektów o ograniczonym czasie trwania.

Modele zatrudnienia w działalności międzynarodowej – konstrukcja Employer of Record

W działalności międzynarodowej coraz częściej pojawiają się rozwiązania umożliwiające zatrudnianie pracowników w państwach, w których przedsiębiorca nie posiada własnych struktur organizacyjnych. Jednym z takich modeli jest konstrukcja określana w praktyce jako Employer of Record (EOR).

W modelu tym wyspecjalizowany podmiot zawiera z pracownikiem umowę o pracę i pełni wobec niego funkcję formalnego pracodawcy. Do jego zadań należy w szczególności prowadzenie dokumentacji pracowniczej, obsługa wynagrodzeń, realizowanie obowiązków podatkowych i składkowych oraz zapewnienie zgodności zatrudnienia z lokalnymi przepisami prawa pracy.

Jednocześnie pracownik wykonuje swoje obowiązki na rzecz innego przedsiębiorcy – podmiotu korzystającego z jego pracy. W praktyce to właśnie ten podmiot organizuje zadania pracownika, włącza go w strukturę zespołu oraz nadzoruje wykonywanie powierzonych obowiązków.

Rozwiązanie to jest wykorzystywane przede wszystkim przez przedsiębiorców zagranicznych, którzy chcą zatrudniać pracowników w danym państwie bez konieczności zakładania tam własnej spółki lub oddziału. Model ten pozwala na relatywnie szybkie rozpoczęcie działalności na nowym rynku przy jednoczesnym zapewnieniu formalnej zgodności zatrudnienia z lokalnymi regulacjami prawa pracy, przepisami podatkowymi oraz systemem ubezpieczeń społecznych.

Podporządkowanie pracownicze a model EOR

Jednym z najczęściej dyskutowanych zagadnień związanych z konstrukcją Employer of Record jest kwestia podporządkowania pracownika. Zgodnie z art. 22 § 1 kodeksu pracy wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy stanowi jeden z podstawowych elementów stosunku pracy.

W modelu EOR dochodzi natomiast do rozdzielenia funkcji formalnego pracodawcy od podmiotu faktycznie korzystającego z pracy pracownika. Jeżeli bowiem to drugi z tych podmiotów organizuje pracę, wydaje polecenia służbowe oraz kontroluje sposób wykonywania obowiązków, może pojawić się pytanie, czy w rzeczywistości nie pełni on funkcji pracodawcy w rozumieniu przepisów prawa pracy.

Z tego względu w praktyce szczególnego znaczenia nabiera odpowiednie ukształtowanie relacji pomiędzy podmiotem formalnie zatrudniającym pracownika a przedsiębiorcą korzystającym z jego pracy.

Dlaczego sposób organizacji modelu ma kluczowe znaczenie

Doświadczenia praktyki pokazują, że wiele sporów związanych z zewnętrznymi formami zatrudnienia wynika nie z samego zastosowania określonego modelu, lecz z jego nieprawidłowej implementacji. W szczególności problematyczne mogą okazać się sytuacje, w których rzeczywisty sposób wykonywania pracy odbiega od przyjętej konstrukcji prawnej. W takich przypadkach organy lub sądy mogą dokonywać oceny relacji pomiędzy podmiotami na podstawie faktycznego sposobu wykonywania pracy, a nie wyłącznie treści zawartych umów.

Z tego względu w praktyce szczególne znaczenie ma właściwe zaprojektowanie relacji pomiędzy podmiotami uczestniczącymi w danej strukturze już na etapie jej tworzenia.

Podsumowanie

Outsourcing usług, praca tymczasowa oraz modele zatrudnienia stosowane w relacjach międzynarodowych stanowią narzędzia pozwalające przedsiębiorcom elastycznie organizować sposób realizacji zadań gospodarczych.

W praktyce jednak kluczowe znaczenie ma nie tylko wybór konkretnego modelu współpracy, lecz przede wszystkim sposób jego wdrożenia i organizacji. Odpowiednie ukształtowanie relacji pomiędzy podmiotami oraz dostosowanie przyjętych rozwiązań do obowiązujących regulacji prawnych pozwala w wielu przypadkach ograniczyć ryzyka, które mogłyby ujawnić się dopiero na etapie kontroli lub sporu.

Jeżeli zastanawiają się Państwo, który z opisanych modeli będzie najodpowiedniejszy dla prowadzonego przez Państwa modelu biznesowego lub chcą zweryfikować prawidłowość funkcjonujących już rozwiązań, zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem prawa pracy. Chętnie pomożemy w analizie prawnej planowanych struktur oraz w zaprojektowaniu modelu współpracy dostosowanego do specyfiki Państwa działalności.

Zapraszamy do kontaktu:

Joanna Czajor – Bondarchuk

radca prawny | senior counsel

Aneta Zuradzka

radca prawny | senior counsel