by Dominika Dudek

Prawo pracy2 lutego 20260 comments

KBZ LEGAL ALERT | Prawo pracy 2026

Szanowni Państwo,

uprzejmie informujemy o najnowszych zmianach w obszarze prawa pracy, które weszły w życie na początku 2026 roku i mają istotne znaczenie dla bieżącej działalności pracodawców oraz funkcjonowania działów HR.

Z dniem 27 stycznia 2026 r. weszły w życie trzy istotne zmiany w obszarze prawa pracy. Nowe regulacje będą miały realny wpływ na praktykę funkcjonowania pracodawców i działów HR.

Uregulowanie terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Dotychczas przepisy prawa pracy nie regulowały wprost terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, co powodowało, że w praktyce przyjmowano jego wymagalność z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Prowadziło to często do konieczności sporządzania dodatkowych list płac oraz zwiększało ryzyko błędów rachunkowych i organizacyjnych po stronie pracodawców.

W wyniku nowelizacji ustawodawca jednoznacznie uregulował termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, wskazując, że:

• ekwiwalent wypłacany jest w terminie wypłaty wynagrodzenia obowiązującym u danego pracodawcy,
• jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent wypłacany jest w terminie 10 dni od dnia ustania zatrudnienia,
• jeżeli termin wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, wypłata następuje w dniu poprzedzającym.

Dotychczas ekwiwalent za niewykorzystany urlop stawał się wymagalny w dniu rozwiązania umowy o pracę, co w praktyce generowało dodatkowe listy płac oraz zwiększało ryzyko popełnienia błędów w rozliczeniach.

Skutkiem wprowadzonych zmian będzie w szczególności:

• uproszczenie rozliczeń przy zakończeniu stosunku pracy,
• ograniczenie liczby błędów w naliczaniu ekwiwalentu,
• zmniejszenie ryzyka sankcji ze strony Państwowej Inspekcji Pracy,
• realne odciążenie działów kadrowo-płacowych, zwłaszcza w przedsiębiorstwach o dużej rotacji pracowników.

Zmiany w ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Nowelizacja ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych wprowadza istotne doprecyzowanie zasad reprezentacji pracowników w sprawach dotyczących Funduszu u pracodawców, u których nie funkcjonują zakładowe organizacje związkowe. W dotychczasowym stanie prawnym uzgodnienia dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych były dokonywane z jednym przedstawicielem pracowników. Obecnie ustawodawca wprowadził wymóg, aby takie uzgodnienie było zawierane co najmniej z dwoma pracownikami wybranymi przez załogę, co ma na celu wzmocnienie legitymacji reprezentacyjnej po stronie pracowniczej.

Wprowadzone rozwiązanie zmierza w szczególności do:

• zwiększenia reprezentatywności pracowników w procesie uzgadniania zasad funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• ujednolicenia zasad reprezentacji pracowników z innymi obszarami prawa pracy, w których ustawodawca przewidział udział więcej niż jednego przedstawiciela (m.in. w zakresie pracy zdalnej czy porozumień dotyczących organizacji czasu pracy),
• zapewnienia większej przejrzystości oraz demokratycznego charakteru procesu decyzyjnego.

Z perspektywy pracodawców zmiana ta oznacza konieczność dostosowania dotychczasowych procedur wewnętrznych, w szczególności w zakresie wyboru przedstawicieli pracowników oraz dokumentowania procesu uzgadniania regulacji dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Usprawnienie komunikacji między pracodawcą a pracownikiem

Kolejna zmiana dotyczy rozszerzenia dopuszczalnych sposobów komunikacji między pracodawcą a pracownikiem. Obok dotychczasowej postaci papierowej, określone czynności będą mogły być również realizowane elektronicznie.

Pracodawca będzie mógł przekazywać pracownikowi w postaci elektronicznej informacje dotyczące:

• celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu w zakładzie pracy,
• planowanego przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę (w przypadku, w którym u pracodawcy nie działają organizacje związkowe) wraz z informacjami o jego przyczynach, prawnych, ekonomicznych oraz socjalnych skutkach dla pracowników, a także zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania,
• rozkładu czasu pracy danego pracownika.

Pracodawca będzie mógł również realizować konsultacje z organizacją związkową dotyczące zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Z kolei pracownik będzie mógł elektronicznie składać wnioski:

• dotyczące systemu czasu pracy (indywidualny rozkład czasu pracy, skrócony tydzień czasu pracy, system pracy weekendowej oraz ruchomy czas pracy),
• o udzielenie czasu wolnego w celach prywatnych,
• o udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych,
• o poinformowanie inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy (wyłącznie w przypadku pracownika świadczącego pracę w porze nocnej),
• o udzielenie urlopu bezpłatnego, w tym w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy.

Pracownik będzie mógł także potwierdzić zapoznanie się z przepisami i zasadami BHP w postaci elektronicznej.

Celem tej zmiany jest usprawnienie komunikacji między pracodawcą a pracownikami i związkami zawodowymi oraz uproszczenie obiegu dokumentów.

Postać a forma – dlaczego to takie ważne?

Ustawodawca świadomie posługuje się pojęciem „postaci”, a nie „formy”. Postać odnosi się wyłącznie do nośnika informacji (np. dokument papierowy, e-mail), a więc materialnego nośnika pozostawiającego trwały ślad. Forma natomiast oznacza sposób wyrażenia woli w rozumieniu Kodeksu cywilnego – przykładowo forma elektroniczna wiąże się z koniecznością użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Rozróżnienie to ma istotne znaczenie praktyczne i pozwala na szersze wykorzystanie komunikacji elektronicznej bez dodatkowych wymogów formalnych.

Umowy zawierane w postaci elektronicznej – nowy system teleinformatyczny

Z dniem 7 stycznia 2026 r. uruchomiono system teleinformatyczny umożliwiający zawieranie niektórych umów w postaci elektronicznej, stanowiący realizację przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów. Rozwiązanie to wpisuje się w proces cyfryzacji relacji zatrudnienia i ma charakter publiczny.

System umożliwia zawieranie, zmianę oraz rozwiązywanie wybranych umów, w szczególności umów o pracę, umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług, a także umów uaktywniających dla osób sprawujących opiekę nad dziećmi. Z narzędzia mogą korzystać zarówno strony zatrudniające, jak i strony zatrudniane, przy czym na obecnym etapie zakres podmiotowy systemu został ograniczony do określonych kategorii użytkowników, w tym w szczególności podmiotów zatrudniających na niewielką skalę oraz osób fizycznych.

W ramach systemu przewidziano funkcjonalności wspierające sporządzanie dokumentów związanych z nawiązaniem, zmianą i zakończeniem zatrudnienia, w tym dokumentów towarzyszących, takich jak oświadczenia stron czy inne dokumenty wymagane przepisami prawa pracy. System umożliwia również podpisywanie dokumentów przy wykorzystaniu dopuszczalnych metod identyfikacji elektronicznej oraz ich przechowywanie w postaci elektronicznej.

Jak wskazuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zaproponowane rozwiązanie stanowić narzędzie upraszczające obsługę formalną zatrudnienia, w szczególności w mniejszych strukturach organizacyjnych. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że system ma obecnie charakter podstawowy i ograniczony funkcjonalnie, a zapowiadane są dalsze prace legislacyjne zmierzające do rozszerzenia jego zakresu podmiotowego oraz przedmiotowego.

Szczegółowe informacje dotyczące funkcjonowania systemu dostępne są na stronie portalu praca.gov.pl, w zakładce poświęconej umowom elektronicznym: Umowy elektroniczne – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – Administracja

***

Rok 2026 przynosi kolejne istotne rozwiązania w obszarze prawa pracy, które w praktyce mogą rodzić pytania i wątpliwości. Jeżeli chcieliby Państwo omówić ich wpływ na funkcjonowanie organizacji lub potrzebują wsparcia we wdrożeniu nowych regulacji, zespół prawa pracy naszej Kancelarii pozostaje do dyspozycji. Zapraszamy również do lektury naszego Przewodnika dla pzredsiepiorców, w którym równiez opisujemy wspomniane zmiany:

Raport: Zmiany w prawie 2026 – przewodnik dla przedsiębiorców

Zapraszamy do kontaktu:

Aneta Żuradzka

Email: aplucinska@kbzaccounting.pl

Telefon: +48 32 202 42 97

Joanna Czajor-Bodnarchuk

Email:jczajor@kbzlegal.pl
Telefon: +48 32 202 42 97