by Joanna Czajor

Prawo pracy20 sierpnia 20250 comments

Jawność wynagrodzeń w procesie rekrutacji – nowe obowiązki pracodawców

Nowelizacja Kodeksu pracy, opublikowana 23 czerwca 2025 roku, wprowadza istotne zmiany dotyczące przejrzystości wynagrodzeń. Już od 24 grudnia 2025 roku pracodawcy będą zobowiązani do informowania kandydatów o proponowanym wynagrodzeniu, jeszcze zanim podpiszą umowę z przyszłym pracownikiem. Celem zmian jest zwiększenie transparentności procesu rekrutacyjnego, wspieranie równości płci oraz przeciwdziałanie dyskryminacji.

Informacja o wynagrodzeniu – kiedy i jak?

Zgodnie z nowymi przepisami, kandydat ubiegający się o pracę powinien otrzymać od pracodawcy informację o planowanym wynagrodzeniu które ma zostać określone w konkretnej wysokości lub przedziale, a także o ewentualnych regulaminach wynagradzania lub układach zbiorowych, jeśli takowe u przyszłego pracodawcy obowiązują.

Informacja ta musi zostać przekazana z wyprzedzeniem, najlepiej bezpośrednio w ogłoszeniu o pracę. Jeśli ogłoszenie nie zawierało takich danych, pracodawca musi uzupełnić je przed rozmową kwalifikacyjną lub najpóźniej przed podpisaniem umowy. Kluczowe jest, aby kandydat miał realną możliwość zapoznania się z warunkami płacowymi jeszcze przed podjęciem decyzji.

Nowelizacja nakłada też obowiązek, aby ogłoszenia i nazwy stanowisk były neutralne płciowo, a rekrutacja prowadzona w sposób niedyskryminujący, w szczególności ze względu na płeć.

Kontekst unijny – dyrektywa o równości wynagrodzeń

Zmiany wiążą się z obowiązkiem wdrażania Dyrektywy 2023/970 dotyczącej równości wynagrodzeń. Choć omawiana nowelizacja nie stanowi jej pełnej implementacji, sygnalizuje kierunek, w jakim zmierza polskie prawo.

Wspomniana Dyrektywa nakłada na pracodawców obowiązek ujawniania danych o wynagrodzeniach  nie tylko indywidualnych pracowników, ale także średnich zarobkach kobiet i mężczyzn wykonujących tę samą lub porównywalną pracę w celu ukazania tzw. luki płacowej, czyli różnicy pomiędzy wysokością wynagrodzenia kobiet i mężczyzn. Dyrektywa przewiduje również próg 5% dopuszczalnej różnicy płacowej. Przekroczenie będzie wymagało uzasadnienia i podjęcia działań naprawczych.

Obecnie, kobiety w UE zarabiają średnio o 12,7% mniej na godzinę niż mężczyźni, natomiast w Polsce, według Eurostatu, luka płacowa wynosi 7,8%.

Odpowiedzialność i dokumentowanie informacji

Nowe przepisy nie przewidują dodatkowych sankcji karnych za brak przekazania informacji o wynagrodzeniu. Pracodawcy powinni jednak pamiętać, że niedopełnienie tego obowiązku może skutkować roszczeniem o odszkodowanie  na podstawie art. 18^3d Kodeksu pracy.

W przypadku sporu wystarczy, że kandydat uprawdopodobni naruszenie, następnie na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek wykazania, że działał zgodnie z prawem. Minimalne odszkodowanie wynosi równowartość minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Dla bezpieczeństwa rekomendujemy by dokumentować moment przekazania informacji np. za pomocą maila lub formularza aplikacyjnego.

Czas na przygotowania – audyt i analiza płac

Do 24 grudnia 2025 roku pozostało kilka miesięcy. To dobry moment, by przygotować firmę do nowych wymogów.

Warto już teraz przeprowadzić audyt systemu wynagrodzeń, ze szczególnym uwzględnieniem jawności i równości płac, a także obliczyć wartość ewentualnej luki płacowej i ustalić  środki zaradcze.

Warto również zadbać o transparentne i neutralne płciowo kryteria wynagradzania w ten sposób by firma była gotowa nie tylko na nadchodzące zmiany, ale również na kolejne kroki legislacyjne wynikające z dyrektywy unijnej.

Ostateczne wdrożenie dyrektywy w Polsce jest jeszcze przed nami, ale kierunek działań ustawodawcy jest już widoczny.

Joanna Czajor

Email: jczajor@kbzlegal.pl
Telefon: +48 32 202 42 97
LinkedIn